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Vordruck erkennen → Stammdaten + lokale KI vorschlagen → prüfen → layouttreu erzeugen → Vorlauf/Frist → Apple Kalender & Erinnerungen → eBO.

Postbearbeitung

Automatischer Finder-Eingang, Arbeitsordner, Suche und direkte Weiterbearbeitung

Postkorb

Dokumente können per Drag & Drop in Postordner verschoben werden.

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Links einen Ordner oder ein Dokument auswählen. Die Vorschau und Bearbeitung erscheinen hier.

Vorgänge & Schreiben

Geführt bearbeiten, jederzeit zurückspringen und erst nach vollständiger Prüfung erzeugen

Offene Entwürfe und Vorgänge

Entwürfe werden automatisch gespeichert und an der letzten Stelle fortgesetzt.

Bisherige Vorgänge

Vor-Ort-Termine

Termin erfassen und direkt in Vorgang, Jahresbericht oder Stellungnahme weiterverwenden

Termin erfassen

Klient

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Zuordnung nach dem Termin

Vorgang optional

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Wiedervorlage

Termine

Klienten-Arbeitszentrale

Alles Relevante für einen Klienten auf einer Seite

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Stammdaten & Kategorien

Gerichte, Behörden, Banken, Krankenkassen, Ansprechpartner und beliebige eigene Kategorien

Neue Kategorie

Bezeichnung

Kategorien

Neuer Eintrag

Kategorie

Name

Organisation

Ansprechpartner

Telefon

E-Mail

PLZ

Ort

Verzeichnis

Betreutenakten

Neue Akte anlegen oder vorhandene Akte öffnen

Neuanlage

Vorname

Nachname

Geburtsdatum

Zuständiges Amtsgericht

Aktenzeichen

Kundennummer

Straße

Hausnummer

PLZ

Ort

Name	Geburt	Gericht	Aktenzeichen

Klientenakte

Alle Falldaten in einer Akte

Bitte einen Klienten aus der Klientenliste öffnen.

Klient

Aktenübersicht

BETREUTER–

AKTENZEICHEN–

BETREUUNGSBEGINN–

NÄCHSTE PRÜFUNG–

Vergütungsstatus

Noch nicht vollständig hinterlegt.

Letzte Betreuungsereignisse

Persönliche Daten

Anrede

Titel

Vorname

Nachname

Geburtsname

Geburtsdatum

Geschlecht

Familienstand

Straße

Hausnummer

PLZ

Ort

Telefon

Mobil

E-Mail

Geburtsort

Geburtsland

Nationalität

Aktenzeichen

Kundennummer

Zusatzinformationen

Betreuungsdaten

Betreuungsbeginn

Übernahme

Ende der Betreuung

Nächste Prüfung

Berichtstermin

Zuständiges Amtsgericht

Geschäftsnummer / Gerichts-Az.

Vermögensstatus

Wohn-/Unterbringungsstatus

Vergütungsstufe

Zuständiger Betreuer

Vertretungsbetreuer

Ersatzbetreuer

Einwilligungsvorbehalt

Informationen zu Betreuern / Abrechnung

Betreuungsverlauf

Historie und Vergütungsereignisse

Aufgabenkreise

Aufgabenkreis hinzufügen

Beziehungen

Gerichte, Angehörige, Behörden, Ärzte und weitere Kontakte werden als Stammdaten verknüpft und bleiben dadurch zentral aktuell.

Kontakt verknüpfen

Beziehung / Funktion

Kontakte & Behörden

Gerichte, Behörden, Angehörige, Ärzte und sonstige Ansprechpartner der Akte.

Behörden & Gerichte

Weitere Kontakte

Kontakt verknüpfen

Funktion / Beziehung

Abrechnungszeiträume

Regulär tagegenau jeweils drei Monate ab Übernahme.

Aktueller VBVG-Satz

Stichtag

Bitte Betreuungsdaten vollständig hinterlegen.

Fallbezogene Abrechnungsoptionen

Bestimmung des Abrechnungszeitpunktes

Berechnung der Monate

Bestimmung des Vermögensstatus

Rundungsverfahren Kontingente

Rundungsverfahren Zeitpunkt

Abrechnungsbegründung

Zusatzangaben zu Aufgabenbereichen

Änderung von Aufgabenbereichen

Abweichender Stundensatz (€)

VBVG-Tabelle ab 01.01.2026

Rechtsgrundlage: Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG; für die konkrete Abrechnung sind insbesondere § 9 VBVG und Übergangsregeln zu beachten.

Termine & Wiedervorlagen

Vor-Ort-Termine, Fristen und Wiedervorlagen bleiben mit dieser Akte verknüpft.

Dokumente

Alle Klientenakten in einer Baumstruktur – anschauen, importieren und direkt bearbeiten

Dokumente und Klienten durchsuchen

Status

Sortierung

Vordrucke & Word-Vorlagen

Layout unverändert weiterverwenden

Vorlage aufnehmen

Name

PDF oder DOCX

PDF: vorhandene AcroForm-Felder werden automatisch erkannt. DOCX: Platzhalter wie {{client.full_name}} werden erkannt. Nicht-interaktive Scan-PDFs benötigen in einer späteren Stufe einmalig eine Feldzuordnung/Koordinatenerkennung.

Vorlagen

Vorlauf

Arbeit bewusst vor Fälligkeiten ziehen

Betreuter

Vorgang

Zieldatum

Vorlauf in Tagen

Apple Kalender Erinnerungen

Fristen & Aufgaben

Abrechnung

eBO

Connector zu einem zugelassenen Transportprodukt

Akte

Empfänger

Betreff

Nachricht

PRO

Pro-Funktionen

Vorlagenkatalog, Routinen, externe Zugänge, erweiterte Klientenakte, Berichte, E-Mail und Statistik.

ANTRAGSKATALOG0

ROUTINEN0

AKTIVE ZUGÄNGE0

ÜBERFÄLLIGE POST0

Hinweise & offene Konfiguration

KI-Betriebsmodi

Vorlagenbaum

Kategorien, Leistungsträger, Regionen und Versionen.

Antragskatalog

Der Katalog enthält eine fachlich zu prüfende Startstruktur. SGB XIII ist derzeit nicht als eigenes Sozialgesetzbuch belegt; die amtliche Reihe führt von SGB XII zu SGB XIV.

Suche

Neuen Katalogeintrag anlegen

Schlüssel

Name

SGB / Rechtsbereich

Leistungsträger

Beschreibung

Katalogabdeckung

Ziel ist eine möglichst vollständige, versionierte Antragsstruktur. Jeder Rechtsbereich bleibt bis zur fachlichen Prüfung gekennzeichnet.

Klient auswählen

Klient auswählen, um Vollständigkeit, Kennungen, Leistungsbeziehungen, Versicherungen, Bankkonten und Online-Zugang zu bearbeiten.

Routine-Zentrale

Ausführung

Serienvorgänge erzeugen pro Klient ein getrenntes Ausgangsstück. Vor dem Versand bleibt eine fachliche Prüfung erforderlich.

Starter: Zuzahlungsbefreiung im November. Geeignet werden nur Klienten mit aktivem Opt-in und hinterlegter Krankenkassenbeziehung.

Dauerhafter Portalzugang

Klient: bis zum Ende der Betreuung. Gericht/Behörde: dauerhaft, mit regelmäßiger Bestätigung. Banken und Dritte erhalten nur temporäre Pakete.

Zielgruppe

Klient / ScopeBei Gericht/Behörde können mehrere Klientenakten freigegeben werden.

Institution bei Gericht/Behörde

Anzeigename

Exakte E-Mail-Adresse

Startpasswort (mindestens 12 Zeichen; leer = automatisch)

Upload in den geprüften Posteingang erlauben

Temporäres Datenpaket

Klient

Name / Zweck

Zielgruppe

Gültig bis

Einmalzugang

Downloadlimit optional

Upload in den geprüften Posteingang erlauben

Dokument-IDs, kommasepariert

Dauerhafte Konten

Temporäre und frühere Zugänge

Bericht starten

Klient

Berichtsart

Von

Bis

Textbaustein

Titel

Text

Berichte & Bausteine

Textbausteine

ABGESCHLOSSEN0

Ø STUNDEN0

SLA-AKTIONEN0

Postmengen

KI & Datenschutz

Sensible Dokumente dürfen nur regelbasiert oder lokal verarbeitet werden. Öffentliche Internetrecherche erhält keine Namen, Dokumente, Aktenzeichen oder Klientendaten. Externe Dokument-Uploads sind technisch gesperrt.

E-Mail-Konten

Kontoname

E-Mail-Adresse

IMAP-Host

SMTP-Host

Quellordner

Nach Import verschieben nach

Fehlerordner

Nach erfolgreichem Import

Abrufintervall (Minuten)

App-/Dienstpasswort

Anlagen vollständig übernehmen Antwortentwurf vorbereiten

Nach erfolgreichem Import wird die Nachricht aus INBOX nach BetreuungsDesk/Verarbeitet verschoben. Dadurch verschwindet sie auch aus dem Posteingang des lokalen Mailprogramms, bleibt aber nachvollziehbar erhalten.

Benutzer & Zugänge

Bearbeiter werden über einen einmaligen, zeitlich begrenzten Link eingeladen. Rollen, Sperren und Sitzungen verwalten Sie zentral.

Benutzerverwaltung öffnen

Modulrechte

Admin legt Ansicht, Bearbeitung und Freigabe je Modul fest. Bearbeiter und Admin können Vorlagen fachlich freigeben, sofern das Freigaberecht aktiv ist.

Portal-Konfiguration

Öffentliche Portal-URL

Landingpage-Titel

Prüfintervall dauerhafter Zugänge (Tage)

Bank-Standardlaufzeit (Stunden)

Dritte-Standardlaufzeit (Stunden)

MFA ist technisch vorbereitet, bleibt zunächst für alle Zielgruppen deaktiviert.

Vollständigkeitsgewichtung

Feste Einträge je Feld; die aktiven Gewichte ergeben zusammen 100 %.

Kosten & TCO

Anschaffung und laufende Infrastruktur

EINMALIG EUR0

MONATLICH EUR0

JÄHRLICH EUR0

System

Benutzer & Zugänge

Bearbeiter sicher einladen, Rollen und Status verwalten sowie Sitzungen widerrufen.

Benutzerverwaltung öffnen

Mac Bridge / Finder Sync

Gerätename

Dateien aus dem Finder-Ordner Posteingang werden in V2.5 automatisch in den Postkorb übernommen und anhand von Dateiname/Aktenzeichen einem Klienten vorgeschlagen.

Betreuer & Vergütungsstufe

Die hier hinterlegte Stufe wird beim Auswählen des Betreuers automatisch in die Klientenakte übernommen.

Datenschutz-KI

Standard: regelbasierte Vorschläge ohne externe KI. Optional kann eine lokale Ollama-kompatible KI auf eigenem Mac mini/Server verwendet werden; Inhalte verlassen dann die eigene Infrastruktur nicht.

BetreuungsDesk

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Dokumente

Notizen

Heute

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Vorgänge & Schreiben

Offene Entwürfe und Vorgänge

Bisherige Vorgänge

Klient

Dokumentvorschau

Vor-Ort-Termine

Termin erfassen

Termine

Klienten-Arbeitszentrale

Klient

Schnellaktionen

Offene Aufgaben & Fristen

Laufende Vorgänge

Nächste Termine & Vorlauf

Wichtige Ansprechpartner

Letzte Dokumente

Berichte & Stellungnahmen

Abrechnung

Stammdaten & Kategorien

Neue Kategorie

Kategorien

Neuer Eintrag

Verzeichnis

Betreutenakten

Neuanlage

Klientenakte

Klient

Aktenübersicht

Vergütungsstatus

Letzte Betreuungsereignisse

Persönliche Daten

Betreuungsdaten

Betreuungsverlauf

Aufgabenkreise

Beziehungen

Kontakte & Behörden

Behörden & Gerichte

Weitere Kontakte

Abrechnungszeiträume

Aktueller VBVG-Satz

Fallbezogene Abrechnungsoptionen

VBVG-Tabelle ab 01.01.2026

Termine & Wiedervorlagen

Dokumente

Vordrucke & Word-Vorlagen

Vorlage aufnehmen

Vorlagen

Vorlage ausfüllen

Vorlauf

Fristen & Aufgaben

Abrechnung

eBO

Pro-Funktionen

Hinweise & offene Konfiguration

KI-Betriebsmodi

Vorlagenbaum

Antragskatalog

Neuen Katalogeintrag anlegen

Katalogabdeckung

Klientenakte Pro

Online-Zugang

Kennungen & Aktenzeichen

Leistungsbeziehungen

Versicherungsprüfung

Bankkonten

Routine-Opt-ins

Routine-Zentrale

Ausführung

Dauerhafter Portalzugang